OS2: „eArchiving solutions”  powered by DMS

Arhivarea documentelor în format electronic, legislatie, concepte, cerinte

“LEGEA ARHIVELOR NAȚIONALE NR. 16/1996, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, Nr. 293/22.IV.2014.
Legea nr. 16/1996 a fost publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 71 din 9 aprilie 1996 şi ulterior a fost modificată şi completată prin:
- Legea nr. 358/2002 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 476 din 3 iulie 2002;
- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, publicată în Monitorul Oficial
al României, Partea I, nr. 486 din 5 iunie 2006, aprobată cu modificări prin Legea nr. 474/2006, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1.016 din 21 decembrie 2006;
- Legea nr. 329/2009 privind reorganizarea unor autorităţi şi instituţii publice, raţionalizarea cheltuielilor publice, susţinerea mediului de afaceri şi respectarea acordurilor-cadru cu Comisia Europeană şi Fondul Monetar Internaţional, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 761 din 9 noiembrie 2009, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 138/2013 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 253 din 7 mai 2013.
Arhiva reprezintă totalitatea documentelor, indiferent de forma, suport şi metoda de inscripţionare, create / deţinute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de drept public sau privat, pe durata activităţii sale, precum şi de orice persoană fizică (Legea Arhivelor Nationale).
Arhivarea reprezintă procesul de prezentare, recuperare, clasificare, întreţinere, gestionare şi conservare a materialului de arhivat. Odată arhivat, materialul nu mai este folosit în procesări curente până la expirarea datei de arhivare stabilite în conformitate cu normele şi cerinţele legislative(Legea Arhivelor Nationale).”
[Indreptar arhivistic, 2018 – Laurentiu Mera, ISBN 978-606-8004-79-2]

Sistemele informatice de tip e-business au la baza entităţi fundamentale numite înregistrări electronice (electronic records) si ofera avantaje semnificative în procesarea rapidă si stocarea sigură a informaţiei, precum şi grad ridicat de promptitudine în regasirea ulterioara, furnizarea şi transportul informaţiei.
Sistemele software de arhivare electronica a documentelor se bazeaza si ele pe un set de caracteristici avansate ale înregistrărilor electronice care motivează utilizarea si apoi păstrarea acestora în forma lor originală:
-Informatiile continute in documente sunt accesibile şi utilizabile în orice moment de timp;
-Informatiile sunt conservate în forma originală si/sau în orice altă formă care reprezintă în mod incontestabil datele originale transmise sau recepţionate;
-Originea, timpul de creare/existenţă, localizarea, expeditorul şi destinatarul înregistrărilor electronice sau ale mesajelor sunt în mod inconstabil atribute identificalile in orice moment;
-Tehnologiile şi procedurile utilizate asigura garanţii de integritate care împiedică orice formă de modificare, schimbare sau ştergere a datelor;
-Metadatele asociate documentelor şi mijloacele necesare implementării atributelor de securitate (de exemplu, semnăturile digitale) sunt conservate pentru aceeaşi perioada de timp ca şi înregistrările electronice propriu-zise;
-Procedurile şi mijloacele necesare extinderii validităţii atributelor electronice sunt implementate în consecinţă.
Legislaţia din Romania şi Uniunea Europeană defineşte cadrul de lucru pentru utilizarea şi manipularea înregistrărilor electronice, prin intermediul căruia înregistrările electronice au o valoare legală echivalentă cu documentele în format hârtie semnate şi ştampilate.
Pentru o gestiune corecta a informatiilor atunci când se manipulează documente în format electronic trebuie rezolvate cel puţin trei aspecte referitoare la conţinutul documentelor pentru a le conferi proprietăţile de validitate şi legalitate:
-Trebuie să fie asigurate mijloacele de a demonstra în mod incontestabil integritatea şi validitatea conţinutului documentelor în format electronic, în special informatiile care au un caracter critic (a se vedea reglementarile GDPR). Documentele în format electronic, a căror integritate nu este asigurată în mod corespunzător, pot deveni subiectul unor manipulări nedetectabile.
-Trebuie sa poata fi dovedită proba legală şi validă a existenţei unor documente electronice la un anumit moment de timp bine specificat. Componenta timp a documentelor electronice trebuie conservata, ca şi conţinutul respectivelor documente. Şi în acest caz, trebuie să fie disponibile mijloacele de a furniza în mod cert, valorile componentei timp asociată înregistrărilor electronice;
-Validitatea documentelor semnate digital (în conformitate cu cerinţele legislative) trebuie menţinută pe toată perioada arhivării documentului în format electronic. Cu alte cuvinte, trebuie să fie disponibile mijloace de a depăşi/prelungi timpul de viaţă limitat al certificatelor digitale şi al semnăturilor digitale corespunzătoare.
Pe lângă recomandările tehnice privind modul în care se poate împiedica accesul neautorizat la conţinutul unui document electronic şi/sau modificarea acestui conţinut, cadrul legislativ actual, din România şi Uniunea Europeană, furnizează linii directoare cu servicii prin care cele trei aspecte specificate anterior pot fi surmontate.
Sisteme software complexe care preiau şi combină în mod adecvat aceste servicii, mijloace şi metode, pot asigura şi susţine arhive electronice de documente, de orice intindere administrative, pe parcursul oricărei perioade de timp, prin înglobarea tuturor atributelor şi funcţionalităţilor impuse prin legislatie: siguranţă, validitate, integritate, disponibilitate, dovezi de existenţă la un anumit moment de timp, nerepudiere.
Prin urmare, crearea şi manipularea documentelor în format hârtie pot fi înlocuite complet cu mijloace electronice, întregul flux si ciclu de viata al acestora putand deveni complet dematerializat.

Solutii software de creare de arhive electronice bazate pe pachetul cadru “eArchiving Framework Services”.

Prin obiectivul OS2 proiectul TDD îşi propune să realizeze pentru actorii economici din regiune o platformă informatică orientată SOA, bazată pe un pachet cadru de eServicii, denumit “eArchiving Framework Services”, pentru crearea de soluţii inteligente, performante şi durabile de realizare şi gestionare de arhive electronice dedicate, construite conform cu modelul acceptat intenaţional OAIS-„Open Archival Information System” .

Model de sistem de arhivare compatibil OAIS –Entităţi funcţionale
Legenda:
Producer: Furnizorul de documente si informatii de arhivat
Consumer: Utilizatorul de documente si informatii arhivate
SIP-Submission Information Package: Proceduri de creare de înregistrări în arhivă
AIP-Archival Information Package: Proceduri de arhivare
DIP-Dissemination Information Package: Proceduri de diseminare
Preservation planning: Plan de arhivare
Ingest: Procesul de culegere de date
Queries : Interogări de date
Orders: Comenzi către sistemul de arhivare
Result sets: Seturi de rezultate obţinute in urma interogarilor

-soluţiile trebuie să permită gestiunea arhivării hibride (evidenţă fizică minimală şi electronică a documentelor) pe termen lung.
-soluţiile trebuie să permită integrarea de noi instrumente ale unor noi terţi furnizori, cum ar fi: convertoare de format, soluţii antivirus etc.

Pachetul cadru “eArchiving Framework Services” va asigura, grupat pe categorii de servicii, dezvoltarea de solutii pentru rezolvarea urmatoarelor functionalitati:

1. Gestiunea fondului arhivistic

- arhitectura de aplicaţie bazată pe servicii care să permită implementarea de procese standard sau sisteme complete de creare, mentenanţă şi exploatare de arhivă
interfaţa din sistem spre structura standard de depozite de conţinut electronic (Content Repositories)
- stocarea şi mentenanţa tuturor utilizatorilor sistemului; definirea şi mentenanţa permisiunilor de acces ale utilizatorilor sistemului (citire, scriere, administrare etc)
- generarea de unităţi de descriere într-o structură ierarhică în timpul înregistrării
- înregistrarea şi mentenanţa de metadate pentru toate documentele aparţinând unui dosar (tranzacţie); crearea de documente (e.g. utilizând şabloane) direct din dosare
- gestiunea documentelor în relaţia lor logică, i.e. stocate într-un dosar şi legate de parteneri, evenimente şi activităţi
- proiectarea şi mentenanţa codurilor şi grupurilor de coduri (vocabulare), care pot fi puse la dispoziţie în sistem
- controlul calităţii şi pregătirea datelor înainte de transferul în sistem ( unităţi de descriere, descriptori, planuri de completare)
- generarea planurilor de arhivare (implementarea de politici şi proceduri)
- administrarea centralizată a cuvintelor cheie (standardizate); cautare uşoară a unităţilor de descriere şi obiectelor
- asignarea adiţională de descriptori; crearea de legături la unităţile de descriere
- conversia imaginilor digitale sau fişierelor cu planuri (planuri vectoriale) în formate definite de utilizator (JPEG etc); înregistrarea şi mentenanţa clădirilor, camerelor, rafturilor şi a spaţiilor de stocare
- regăsirea rapidă şi exactă a containerelor şi articolelor
- împachetarea unităţilor (logice) de descriere în containere fizice
- căutarea de conţinut arhivistic; crearea şi stocarea de fişiere pentru publicare pe Internet pentru uzul cetăţenilor.

2. Interacţiunea cu utilizatorii

Implementarea de multiple canale de comunicare, promovând:
   Accesibilitatea;
   Livrarea serviciilor;
   Flexibilitate;
Asigurarea unor capabilităţi sporite de analiză şi raportare, mai ales în domeniile:
   Analiza utilizatorilor/clienţilor;
   Eficienţa serviciilor oferite;
Posibilitatea de a lansa măsuri pro-active de îmbunătăţire a activităţii prin:
   Identificarea zonelor cu potenţial de îmbunătăţire;
   Lansarea şi gestionarea unor campanii de comunicare cu utilizatorii / clienţii.

3. Tablou de bord

- crearea şi mentenanţa depozitului de date (data-warehouse) care să permită generarea de statistici pentru toate tipurile de activitate derulate, împreuna cu mecanismele de prelucrare automată aferente
- definirea de obiective de realizat şi de indicatori de performanţă pentru măsurarea atingerii obiectivelor, pentru toate activităţile de interes
- calculul automat şi publicarea în rapoarte predefinite a valorilor indicatorilor de performanţă, care să permită urmărirea realizarii lor
- definirea de tablouri de bord (dashboards) şi rapoarte specifice pe roluri pentru utilizatorii selectaţi, inclusiv a meniurilor pentru navigare şi utilizare
- efectuarea de analize prin formulare uşoara şi intuitivă de interogări ad-hoc fără a fi necesare cunoştinţe de programare de calculator
- salvarea şi gestiunea centralizată, per utilizator, a analizei, împreună cu toate elementele ei componente
- definirea de către utilizator a unor filtrări, sortări şi formatări condiţionale specifice
- exportul de date în alte formate sau spre alte instrumente de lucru (MS Office, PDF, HTML).

Arhitectura logica si fizica a solutiei de arhivare propuse prin OS2
Obiectivul OS2 poate fi privit ca un „ecosistem” specializat pentru soluţii de arhivare electronică a documentelor. Beneficiarii vor putea folosi platforma „TDD” pentru dezvoltarea de soluţii proprii sau vor putea opta pentru personalizarea sistemul pilot creat prin proiect. Structura logică a acestui „ecosistem” este prezentată in figura urmatoare:

„TDD-eArchiving ecosystem” - Arhitectura logică

Sistemul pilot de arhivare, creat ca soluţie demonstrativă pentru partenerul SC CIA SA, va fi compus din soluţia de arhivare electronică propriuzisă (care poate acoperi şi o soluţie pentru o structură administrativă distribuită în teritoriu) şi o componentă educaţională pentru domeniul arhivistic (material educaţional atât in format tipărit cât şi în format electronic) generată prin intemediul pachetului de servicii „eLearning” (obiectiv OS3) realizat de asemenea prin proiect. Structura logică a soluţiei este prezentată in figura urmatoare.:

„TDD-eArchiving ecosystem” – Arhitectura logică Sistem pilot de arhivare